La calendarizzazione degli eventi su Teams si riferisce alla possibilità di programmare una riunione impostando con precisione le caratteristiche che deve avere, prima che abbia inizio. Questa pratica è consigliata in quanto:
- facilita la partecipazione delle persone invitate
- esiste la possibilità di invitare teams e canali e loro membri in un'unica operazione
- si possono invitare guest con più facilità
- la modalità di partecipazione è uguale per tutti gli utenti anche se non sono aziendali (basta cliccare il link di invito e si può partecipare con la app o con il browser)
- si riceve una email di invito. Si può indicare l'intenzione di partecipazione all'evento all'organizzatore
- gli eventi organizzati sono inseriti nel calendario Outlook dell'utente (se vengono accettati)
- una volta creata la riunione, è possibile modificare l'evento e il sistema gestirà le correzioni inviando degli aggiornamenti agli utenti
- il link di invito può essere facilmente inoltrato o pubblicato, se non diversamente previsto dall'organizzatore può essere utilizzato da chiunque
Per poter calendarizzare un evento si deve avere la posta nel sistema Microsoft 365 UniGe. Se si vuole invitare qualche interno che non ha ancora la posta su Microsoft 365 UniGe ma sul sistema di posta precedente è necessario usare un alias diverso rispetto a quello presente su Microsoft 365 (se studente l'indirizzo senza la s, se dipendente un altro indirizzo)
Le istruzioni operative sono in questa guida ufficiale Microsoft per le riunioni.
Per gestire gli eventi, oltre alle riunioni Teams prevede una modalità detta Eventi live. Un evento live rispetto alle riunioni ordinarie:
- prevede un maggior numero di partecipanti (i limiti per riunioni normali sono indicati qui,) Ad oggi 1000 con le licenze in uso in Ateneo
- prevede la partecipazione di un tecnico/gestore che può variare quello che viene visualizzato dagli utenti online e ottenere una migliore gestione dell'evento
Questa è la guida per l'organizzazione di un evento live. Prima di calendarizzare un evento live, si suggerisce di leggere la documentazione completa a questa pagina, e provarne le funzionalità